Mag het ietsje meer zijn?

Hoe krijgen we dat zwart op wit?

Er viel even een stilte aan tafel. We zaten in onderhandeling over de aanschaf van een geautomatiseerd kantoorsysteem. Uiteraard werden gouden bergen beloofd. De besparing zou het (niet geringe) aankoopbedrag vanzelf compenseren.

Het leek mij een logische vraag. Want als iets wordt beloofd, hoe maak je dat dan hard? De adviseur die ons hielp bij het aankoopproces, keek neutraal naar de andere kant van de tafel.

De vertegenwoordigers van de softwarefirma trokken zich even terug. Er was behoefte aan overleg. In hun kielzog kwam de CEO van de firma mee terug de ruimte in. Ze gingen er even goed voor zitten.

We kwamen er uit. Er werden harde garanties vastgelegd op basis van hun voorgespiegelde verwachtingen.

Naderhand vroeg ik aan één van de medewerkers van het bedrijf, wat er nu eigenlijk gebeurde. Hij glimlachte.

"Weet je. Het was voor ons echt voor het éérst dat zo hard garanties werden gevraagd. We geloven in ons produkt, dus we vonden, we moeten dan ook een stap doen. Maar daar hadden we wel even de baas bij nodig."

Weinigen van ons, bestuurders en directies van zorginstellingen, hebben écht verstand van ICT-architectuur en software. Dat is terrein voor specialisten. Adviseurs die hier kaas van hebben gegeten, verdienen dan ook een goede boterham aan de ondersteuning. En vaak terecht.

Heel wijs, ondersteuning in dit weerbarstige terrein.

Vergeten wordt echter vaak dat de onderhandeling over de aankoop wéér een ander specialisme is: die van de inkoper.

Hoe leuk is het voor een directeur om, samen met een adviseur, af te reizen naar een bedrijf dat je een ochtend in de watten legt. En de onderhandeling te voeren. En terug te komen met stoere verhalen...Is het ooit opgevallen dat de andere partij nooit een krimp geeft? Ze weten precies wat ze willen en dat halen ze er echt wel uit.

Maar de finesses van een inkooptraject, de voorwaarden, het vastleggen, de contractuele verplichtingen over en weer...zeker bij dit soort omvangrijke investeringen, dat vraagt om die andere specialist, de inkoper.

Vaak is hij wel aanwezig, ergens achteraf in het hoofdkantoor. Hij houdt zich vooral bezig met de pennen en de pleisters. Niet onbelangrijk, maar hij kan meer. Prikkel hem maar.

Vraag gelijk eens naar zijn of haar visie op het contractbeheer in de organisatie: het hart van een gezond inkoopbeleid.

Wedden dat de inkoper van kleur verschiet?

Wedden dat er contracten her en der over mappen verspreid in uw kamer rondslingeren?